Les 6 comportements à adopter pour améliorer
l’efficacité de vos rencontres d’équipe

 

Les réunions d’équipes occupent une bonne partie du temps des employés dans une organisation. Tantôt officielles, tantôt officieuses (discussions de couloirs), elles permettent la mise en commun des informations et la définition des actions à entreprendre par l’équipe. Dans cet article, vous aller découvrir les 6 comportements à adopter pour que vos réunions soient efficaces et productives, et que vous n’ayez pas l’impression de perdre votre temps.

 

1. Être consistant quant à l’heure et l’endroit

Imaginez que vous ayez un cours de yoga tous les jeudis soir, vous savez que vous n’êtes pas disponible à cette période toutes les semaines, vous connaissez le chemin pour y aller et savez que vous irez ensuite faire quelques courses au marché d’à côté. Maintenant, imaginez que vous ayez un cours de yoga mais que l’heure et l’endroit changent à chaque semaine. Vous devrez réorganiser votre emploi du temps, et vous devrez vérifier où est le marché le plus proche pour aller faire vos courses. On voit très bien que ce n’est pas très efficace, il en est de même pour les rencontres d’équipe.

 

2. Préparer la rencontre

Préparer la rencontre c’est comme préparer sa liste d’épicerie. On peut effectivement y arriver mais on passera 2 fois plus de temps à chercher ce dont on a besoin pour ensuite se rendre compte une fois arrivé à la maison qu’on a oublié d’acheter du beurre. Lors de la rencontre d’équipe, c’est le moment d’aller droit au but pour ne pas faire perdre de temps à vos collègues et s’assurer que tous les points importants sont abordés.

 

3. Avoir un ordre du jour clair

Afin de mieux se préparer, il faut connaitre à l’avance les principaux sujets qu’on abordera lors de la rencontre. Par exemple, on sait qu’on commencera la rencontre par un retour sur les actions précédentes, puis on parlera des problèmes qui sont survenus cette semaine, des principaux enjeux, des congés et formations à venir ainsi que des bons coups. Cela servira de fil conducteur durant la rencontre, et l’équipe saura à quoi s’attendre. On aura donc une réunion efficace.

 

4. Discuter seulement de ce qui concerne toute l’équipe

Tout le monde a organisé son agenda pour être libre pendant cette période, il est donc important de parler de sujets qui concernent tous les membres au risque que vous ou vos collègues ayez le sentiment de perdre votre temps. Si certains sujets ne concernent que quelques personnes, prenez-les en notes et vous pourrez les aborder plus longuement à la fin de la rencontre, ou encore planifier une autre réunion si le sujet abordé ne peut être réglé rapidement.

 

5. Prendre des notes

« L’encre la plus pâle vaut mieux que la meilleure mémoire. » – Proverbe chinois.

Il est vrai qu’il y’a des gens qui ont plus de facilité à se rappeler de certaines choses, mais même ces personnes finissent par oublier. Ce que vous écrivez sur un papier vous aide non seulement à mieux vous en souvenir, mais il reste écrit à tout jamais (ou du moins, jusqu’à ce que vous vous en débarrassiez). Il est donc bon de prendre cette habitude de noter les points importants lors d’une réunion, croyez-moi, vous ne le regretterez pas!

 

6. Définir les actions à réaliser

Et comme d’habitude, on garde le meilleur (et le plus important) pour la fin. Une réunion n’est efficace et productive que si l’on ressort avec des actions concrètes à réaliser, définies dans le temps. C’est cette étape qui va vous permettre de vous assurer que tout le monde sait ce qu’il a à faire, et pour quand il doit le faire. En faisant un suivi sur le plan d’action lors de la réunion suivante, vous vous assurerez que les actions ont bel et bien été complétées, et, le cas échéant, quelles sont les raisons pour lesquelles elles ne l’ont pas été. Vous pourrez donc prendre des mesures en conséquence tel que fournir de l’aide ou des informations à vos coéquipiers.

 

Voici donc les principales étapes pour vous assurer que vos réunions soient efficaces, ce qui vous aidera ainsi que votre organisation à être plus proactif et à aller de l’avant.

Passez-vous trop de temps en réunion ou est-ce que celles-ci sont efficaces? PDCA Conseil peut vous accompagnez  à atteindre vos objectifs  et augmenter l’efficacité de vos rencontres.